Standardkontraktsbestemmelser i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger. Bestemmelse 1 til 15 følger Datatilsynets skabelon uændret. Bilag A til D er udfyldt for Valiss' levering af Valiss Manager, Valiss AI Copilot og AI-telefon.
Bestemmelse 1. Parterne
| Den dataansvarlige | Databehandleren |
|---|---|
| [Kundens navn] CVR [nr.] [Adresse] Danmark | Trust Box ApS (Valiss) CVR 37588822 Lyngbyvej 83 A, 2100 København Ø Danmark |
Parterne kaldes hver især en "part" og sammen "parterne". Parterne HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser ("Bestemmelserne") med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.
Bestemmelse 2. Præambel
2.1 Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
2.2 Disse Bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
2.3 I forbindelse med leveringen af Valiss Manager, Valiss AI Copilot og AI-telefon i henhold til hovedaftalen mellem parterne behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
2.4 Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
2.5 Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
2.6 Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
2.7 Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
2.8 Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
2.9 Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke er omfattet af Bestemmelserne.
2.10 Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
2.11 Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
Bestemmelse 3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
3.1 Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
3.2 Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må ske behandling af personoplysninger.
3.3 Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
Bestemmelse 4. Databehandleren handler efter instruks
4.1 Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.
4.2 Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
Bestemmelse 5. Fortrolighed
5.1 Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
5.2 Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
Bestemmelse 6. Behandlingssikkerhed
6.1 Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, som behandlingen udgør, og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
- pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
- evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
- evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
- en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
6.2 Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren, uafhængigt af den dataansvarlige, også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder, som behandlingen udgør, og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren, som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
6.3 Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved blandt andet at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici, efter den dataansvarliges vurdering, kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.
Bestemmelse 7. Anvendelse af underdatabehandlere
7.1 Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
7.2 Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
7.3 Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de omhandlede underdatabehandlere. Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
7.4 Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
7.5 Underdatabehandleraftaler og eventuelle senere ændringer hertil sendes, efter den dataansvarliges anmodning herom, i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
7.6 Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.
Bestemmelse 8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
8.1 Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
8.2 Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
8.3 Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
- overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
- overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
- behandle personoplysningerne i et tredjeland
8.4 Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
8.5 Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
Bestemmelse 9. Bistand til den dataansvarlige
9.1 Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
- oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
- oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
- indsigtsretten
- retten til berigtigelse
- retten til sletning ("retten til at blive glemt")
- retten til begrænsning af behandling
- underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
- retten til dataportabilitet
- retten til indsigelse
- retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering
9.2 I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3, bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
- den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
- den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
- den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
- den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
9.3 Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige, samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1 og 9.2.
Bestemmelse 10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
10.1 Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
10.2 Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
10.3 I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2, litra a, skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
- karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
- de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
- de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
10.4 Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
Bestemmelse 11. Sletning og returnering af oplysninger
11.1 Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger er databehandleren forpligtet til at tilbagelevere alle personoplysningerne til den dataansvarlige i et almindeligt, maskinlæsbart format (tjenestens dataeksport) og herefter slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
Følgende regler i EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne efter ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger: Bogføringslovens regler om opbevaring af regnskabsmateriale i fem år, for så vidt angår fakturaer og betalingsoplysninger vedrørende den dataansvarliges abonnement. Disse oplysninger behandler databehandleren som selvstændig dataansvarlig, og de er ikke omfattet af disse Bestemmelser.
Databehandleren forpligter sig til alene at behandle personoplysningerne til de formål, i den periode og under de betingelser, som disse regler foreskriver.
Bestemmelse 12. Revision, herunder inspektion
12.1 Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
12.2 Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i bilag C.7 og C.8.
12.3 Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
Bestemmelse 13. Parternes aftale om andre forhold
13.1 Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen. Sådanne bestemmelser fremgår af bilag D.
Bestemmelse 14. Ikrafttræden og ophør
14.1 Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.
14.2 Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
14.3 Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
14.4 Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftligt varsel af begge parter.
Bestemmelse 15. Kontaktpersoner
15.1 Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.
15.2 Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.
| Den dataansvarlige | Databehandleren | |
|---|---|---|
| Navn | [Navn] | Kenneth Whitmore |
| Stilling | [Stilling] | Projektleder, Valiss (privatliv og sikkerhedsbrud) |
| Telefon | [Telefon] | +45 44 22 12 12 |
| [E-mail] | hello@valiss.co |
Bilag A. Oplysninger om behandlingen
A.1 Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige
Formålet er at levere de Ydelser, der er aftalt i hovedaftalen. Afhængigt af hovedaftalen omfatter det: (a) hvis Ydelsen omfatter AI-telefon, en AI-assistent, der besvarer opkald til den dataansvarlige døgnet rundt, genkender den, der ringer, mod den dataansvarliges lister, hvis Ydelsen omfatter opslag i lister, viser vej, sender links og oplysninger på SMS, stiller om til den dataansvarliges personale eller vagt og sender alarm-SMS; (b) hvis Ydelsen omfatter chat, en chat på den dataansvarliges hjemmeside, der svarer på spørgsmål ud fra den viden, den dataansvarlige har godkendt; (c) hvis Ydelsen omfatter e-mail, besvarelse af indgående e-mail og udsendelse af beskeder fra Ydelsen; (d) hvis Ydelsen omfatter Valiss AI Copilot, en intern assistent og en CRM-assistent til den dataansvarliges personale, der svarer på samme viden og kan slå op i lister, samtaler og resuméer; og (e) Valiss Manager, hvor den dataansvarliges personale ser samtaler, resuméer, stemningsvurdering, nøgleord og forbrug og administrerer viden, lister og brugere.
A.2 Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
Behandlingen består i modtagelse af telefonopkald, chatbeskeder og e-mails, realtidsbehandling af tale (tale til tekst og tekst til tale), transskription, opslag i de lister, den dataansvarlige uploader, generering af svar med tale- og sprogmodeller i EU-regioner hos de underdatabehandlere, der fremgår af bilag B, afsendelse af SMS og e-mail, viderestilling af opkald, registrering og opbevaring af transskriptioner, resuméer, stemningsvurdering og nøgleord i Valiss Manager, visning for den dataansvarliges personale, og sletning efter bilag C.4. Behandlingen er automatiseret. Databehandleren træffer ingen afgørelser med retsvirkning for de registrerede og bruger ikke indholdet til andet end at levere Ydelsen, herunder ikke til træning af AI-modeller eller markedsføring.
A.3 Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
Gæster, kunder og andre, der ringer, chatter eller skriver: telefonnummer, navn, e-mailadresse, det personen siger og skriver (behandlet i realtid og gemt som transskription, chatlog eller e-mail), det assistenten svarer, afsendte SMS'er og e-mails (indhold, modtager, tidspunkt), tidspunkt og varighed af opkald, sprog, resumé, stemningsvurdering (positiv, neutral, kritisk) og nøgleord udledt af samtalen. Hvis Ydelsen omfatter opslag i lister: de felter, den dataansvarliges lister indeholder, typisk ankomst- eller bookingdato, afrejsedato, enhed eller ydelse, reservations- eller ordrenummer. Hvis Ydelsen omfatter udlevering af koder: oplysning om, at en kode er sendt, uden selve koden ud over det nødvendige. Lyd fra opkald gemmes ikke, jf. bilag C.4, medmindre den dataansvarlige skriftligt instruerer om optagelse.
Den dataansvarliges personale og vagt: navn, arbejds-e-mail, telefonnummer, rolle og loginoplysninger (adgangskode kun som hash) i Valiss Manager og Valiss AI Copilot; de spørgsmål, personalet stiller Copilot, og svarene; vagtens eller nødnummerets telefonnummer, der modtager viderestillinger og alarm-SMS.
Tekniske oplysninger: IP-adresse og browsertype i drifts- og sikkerhedslogs for hjemmesidechat og Valiss Manager, tidsstempler, log over afsendte SMS'er og e-mails (modtager, kategori, status).
Særlige kategorier: behandles ikke tilsigtet. Oplyser en registreret selv følsomme oplysninger i en samtale, behandles de alene som led i samtalen og slettes efter bilag C.4. Den dataansvarlige instruerer sit personale om, hvad der må indtastes i Copilot og lægges i lister.
A.4 Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
Den dataansvarliges gæster, kunder og brugere og andre personer, der kontakter den dataansvarlige pr. telefon, chat eller e-mail, herunder personer, der henvender sig på vegne af en anden eller en virksomhed. Den dataansvarliges personale og vagt. Personer, der omtales i lister eller i samtaler (fx medrejsende, pårørende og arbejdsgivere).
A.5 Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed
Behandlingen varer, så længe hovedaftalen er i kraft, herunder i opsætnings- og testperioden før Launch og for tilvalg og testinstallationer fra ibrugtagningen. Ved ophør udleveres og slettes oplysningerne efter Bestemmelse 11 og bilag C.4, senest 30 dage efter ophør.
Bilag B. Underdatabehandlere
B.0 Datakæden i overblik
| Lagring | Behandling | Træning | Kryptering |
|---|---|---|---|
| Alt lagres i EU. Databaser, transskriptioner, lister, filer og sikkerhedskopier ligger i datacentre i EU (Amsterdam, med sikkerhedskopier under EU-jurisdiktion). Intet lagres i USA. | Tale og tekst behandles i EU. Stemme og alle sprogmodelkald behandles i EU-regioner hos de leverandører, der står i B.1. Valiss' egen SIP-server og styringslag kører i EU. | Ingen træning på kundens data. Hverken Valiss eller underdatabehandlerne bruger samtaler, lister eller beskeder til at træne AI-modeller. Det er låst i leverandørernes API-vilkår og i Bestemmelse 4 og bilag C.1. | AES-256 i hvile, TLS i transit. Alle databaser og sikkerhedskopier er krypteret i hvile med AES-256. Al trafik i kæden er krypteret med TLS 1.2 eller nyere, og tale med SRTP. Adgangskoder gemmes kun som salted hash. |
Certificeringerne i B.1 er leverandørernes egne offentliggjorte oplysninger og kan ændre sig. De erstatter ikke databehandleraftalen; databehandleren efterprøver dem årligt efter bilag C.8 og udleverer kopi af erklæringerne på anmodning. Leverandørproces hos databehandleren: EU først, aftale før data, mindst mulig adgang, varsel ved ændringer.
B.1 Godkendte underdatabehandlere
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af nedenstående underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Trust Box ApS er kontraktpart i alle aftalerne med underdatabehandlerne. Standardopsætningen er markeret; for den enkelte kunde udfyldes listen med de leverandører, kundens Ydelse faktisk bruger.
| Underdatabehandler | Land, registrering og region | Rolle i kæden | Når | Certificeringer |
|---|---|---|---|---|
| Railway Corp. | USA. Al behandling og lagring i EU-regionen EU West (Amsterdam, Nederlandene) | Hosting af Valiss Manager, Assistentens styringslag, Valiss' egen SIP-server (LiveKit, selvhostet), hjemmesidechatten og Copilot, inklusive databaser og daglige sikkerhedskopier. Railways egne driftslogs for platformen (tidsstempler, statuskoder, fejlbeskeder uden personoplysninger) kan behandles i USA. | Altid | SOC 2 Type II, SOC 3 |
| Google Cloud EMEA Limited | Irland. Region eu og europe-west | Tale-til-tale-model til AI-telefon (realtidsbehandling af stemme og generering af svar), transskription af samtaler, og sprogmodeller til resumé, stemningsvurdering, nøgleord, chat og Copilot (Gemini via Vertex AI). Ingen træning på indholdet og ingen opbevaring af indholdet hos Google efter, at svaret er leveret. | Standard for tale og sprogmodeller | ISO 27001, ISO 27017/18, ISO 27701, ISO 42001, SOC 1/2/3 |
| Cloudflare, Inc. | USA. Lagring udelukkende i EU (R2 med jurisdiktion EU) | Lagring af krypterede sikkerhedskopier af databaserne (R2, AES-256, data forlader ikke EU) samt DNS og CDN for Ydelsens domæner. Behandler sikkerhedskopiernes indhold i krypteret form og tekniske forbindelsesdata (IP-adresse, tidsstempel) ved opslag på domænerne. | Altid | ISO 27001, ISO 27701, SOC 2 Type II, PCI DSS |
| Twilio Inc. (inkl. Twilio SendGrid) | USA. Overførsel på SCC | SMS-gateway: afsendelse af alarm-SMS og SMS med links, bekræftelser og gensendte oplysninger. Behandler modtagernummer og SMS-indhold under afsendelsen; indholdet lagres ikke hos Twilio ud over afsendelseslog. E-mail (SendGrid): afsendelse af e-mails fra Ydelsen (modtageradresse, emne og indhold under afsendelsen). | Hvis Ydelsen sender SMS eller e-mail | ISO 27001, ISO 27017/18, SOC 2 Type II, PCI DSS |
| FlyNumber | USA. Overførsel på SCC | Teleudbyder: det danske telefonnummer, der ringes til, og SIP-trunken, der fører opkaldet fra telenettet til Valiss' egen SIP-server i EU. Behandler opkaldsnummer, det kaldte nummer og opkaldsmetadata (tidspunkt, varighed); lyden passerer i transit og lagres ikke. Signalering og lyd mellem FlyNumber og Valiss' SIP-server er krypteret (SIP over TLS og SRTP). | Hvis Ydelsen omfatter AI-telefon | Ingen offentliggjort certificering |
Databehandleren må ikke, uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse, gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet. Leverandører, som databehandleren bruger til andre kunder, herunder OpenAI, Anthropic, xAI, Mistral AI, ElevenLabs, Cartesia og Telnyx, anvendes ikke for den dataansvarlige, medmindre de står i denne liste eller er varslet og godkendt efter B.2. Hvis Ydelsen omfatter Valiss AI Copilot, kører Copilot med indstillingen "Hold mig i EU" slået til, og den må ikke slås fra uden en skriftlig instruks og varsel efter B.2. Den fulde liste over leverandører, databehandleren bruger, med land, overførselsgrundlag og certificeringer, vedligeholdes i Tillidscenteret.
B.2 Varsel for godkendelse af underdatabehandlere
Databehandleren underretter den dataansvarlige skriftligt (til kontaktpersonens e-mail) mindst 30 dage før en ny underdatabehandler tages i brug eller en eksisterende udskiftes. Gør den dataansvarlige ikke indsigelse inden fristen, anses ændringen for godkendt. Gør den dataansvarlige begrundet indsigelse, og kan parterne ikke finde en løsning, kan den dataansvarlige opsige hovedaftalen med 1 måneds varsel uden at betale for den resterende aftaleperiode. Den til enhver tid gældende liste udleveres på anmodning og vedligeholdes af databehandleren.
Databehandleren oplyser allerede nu, at tale- og sprogmodelleverandøren på et senere tidspunkt kan blive suppleret eller udskiftet med en anden leverandør, hvis det giver bedre kvalitet eller lavere svartid for den dataansvarliges brugere. Et sådant skift varsles efter denne bestemmelse, sker kun med EU-dataresidens eller et gyldigt overførselsgrundlag efter bilag C.6, og kun med API-vilkår, der udelukker træning på indholdet.
Bilag C. Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1 Behandlingens genstand og instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende, i det omfang Ydelsen omfatter den pågældende kanal eller funktion:
- a) Modtager opkald til nummeret i skyen, behandler den opkaldendes tale i realtid, slår personen op i de lister, den dataansvarlige har uploadet, og svarer på personens eget sprog.
- b) Verificerer personen mod listen (fx navn, telefonnummer, dato og enhed), før oplysninger, der kræver verificering, udleveres. Udleverer aldrig koder i chat eller til uverificerede personer, jf. kodepolitikken i C.2.
- c) Sender SMS med links, bekræftelser eller gensendte oplysninger til personens nummer, og alarm-SMS til den dataansvarliges vagt. Stiller opkald om til den dataansvarliges personale eller vagt efter de regler, den dataansvarlige har fastsat.
- d) Gemmer transskription, resumé, stemningsvurdering og nøgleord for hver samtale, chat og e-mail i Valiss Manager og viser dem for den dataansvarliges personale efter deres roller.
- e) Besvarer spørgsmål i chatten på den dataansvarliges hjemmeside og i e-mail ud fra den viden, den dataansvarlige har godkendt, og henviser til telefonen, når der spørges om oplysninger, der kræver verificering.
- f) Stiller Valiss AI Copilot til rådighed for den dataansvarliges personale, herunder opslag i lister, samtaler og resuméer, og gemmer personalets samtaler i den dataansvarliges egen installation.
- g) Sender e-mails fra Ydelsen (login, driftsbeskeder, resuméer) og logger afsendelsen uden indholdet.
- h) Beregner forbrug (minutter, beskeder) og aggregeret statistik til den dataansvarlige.
- i) Udfører administratorhandlinger, som den dataansvarlige beder om skriftligt (oprette og spærre brugere, rette viden, eksportere og slette data), og logger dem.
- j) Sletter oplysninger efter sletterutinen i C.4 og udleverer og sletter alt ved ophør.
Databehandleren bruger ikke indholdet til træning af AI-modeller, til markedsføring eller til noget andet formål end at levere Ydelsen, og sikrer det samme hos underdatabehandlerne gennem deres API-vilkår. Ved tvivl om, hvorvidt en handling er omfattet af instruksen, spørger databehandleren den dataansvarlige skriftligt, før handlingen udføres.
C.2 Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle, at behandlingen omfatter almindelige personoplysninger om et løbende antal gæster, kunder eller brugere (telefonnumre, navne, kontakt- og bookingdata og samtaleindhold) og om et begrænset antal medarbejdere, og at Ydelsen, hvis den omfatter det, kan udlevere oplysninger, der giver adgang til den dataansvarliges lokaler eller konti. Fortroligheden af samtaleindhold og den korrekte verificering af personer før udlevering af sådanne oplysninger er de to forhold, der har størst betydning for de registrerede. Der er ikke tale om systematisk behandling af følsomme oplysninger. Parterne har på den baggrund aftalt et sikkerhedsniveau, der beskytter fortroligheden af indholdet på niveau med den dataansvarliges egne systemer ("højt" for fortrolighed og integritet, "normalt" for tilgængelighed).
Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger der skal gennemføres for at etablere det nødvendige og aftalte sikkerhedsniveau. Databehandleren skal dog under alle omstændigheder og som minimum gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:
- Kodepolitik. Hvis Ydelsen omfatter udlevering af adgangskoder eller lignende: koder sendes kun pr. SMS til det telefonnummer, der står på den dataansvarliges liste, eller gives over telefon, og kun efter verificering af personen mod listen. Koder udleveres aldrig i chat eller på e-mail og læses ikke op til en person, der ikke er verificeret. Koder gemmes ikke i transskriptionen ud over det, der er nødvendigt for at dokumentere, at en kode er sendt.
- Kryptering. Al trafik i kæden er krypteret: mellem teleudbyderen og Valiss' SIP-server (SIP over TLS og SRTP), mellem SIP-serveren og tale- og sprogmodellernes EU-region, mellem Ydelsen og de øvrige underdatabehandlere, mellem browser og Valiss Manager og mellem Ydelsen og databasen, med TLS 1.2 eller nyere. Databaser, filer og sikkerhedskopier er krypteret i hvile med AES-256 hos Railway og Cloudflare. Adgangskoder til Valiss Manager gemmes kun som salted hash.
- EU. Alle personoplysninger lagres og behandles i EU: databaser og SIP-server i Railway EU West (Amsterdam), sikkerhedskopier i Cloudflare R2 med jurisdiktion EU, tale og sprogmodeller i EU-regioner hos leverandørerne i bilag B. Kun afsendelse af SMS og e-mail og teleudbyderens signalering går gennem leverandører uden for EU, jf. bilag C.6.
- Adgangsstyring. Den dataansvarliges personale har personlige logins med roller i Valiss Manager og Copilot. Databehandlerens egne administratorer har personlige konti, og adgang til driftsværktøjer kræver personlig login og en ekstra faktor. Adgange gennemgås mindst hvert kvartal, og adgang lukkes, når den ikke længere er nødvendig.
- Adskillelse. Den dataansvarliges viden, lister, samtaler og brugere er logisk adskilt fra andre kunders data i Valiss Manager, og Copilot kører som en særskilt installation med egen database.
- Logning. Handlinger på den dataansvarliges data udført af databehandlerens administratorer logges med tidspunkt, bruger, handling og berørt objekt og opbevares i 2 år. Afsendte SMS'er og e-mails logges med modtager, kategori, tidspunkt og status. Fejl logges uden samtaleindhold.
- Sikkerhedskopier. Databaserne sikkerhedskopieres dagligt hos hostingleverandøren i EU-regionen, og kopierne opbevares i 30 dage. Genoprettelse fra seneste kopi kan ske inden for 24 timer efter en hændelse.
- Overvågning. Ydelsen overvåges døgnet rundt med automatiske alarmer til databehandleren ved fejl og nedbrud. Forbrugslofter og ratebegrænsning beskytter mod misbrug af telefon, SMS og chat.
- Lyd. Stemmen behandles i realtid og gemmes ikke som lydfil hos databehandleren. Kun transskriptionen gemmes. Optagelse kan alene aktiveres efter skriftlig instruks fra den dataansvarlige, jf. bilag D.5.
- Gennemgang. Databehandleren gennemgår sikkerheden ved hver større udgivelse og mindst en gang årligt (adgange, underdatabehandlere, afhængigheder, denne instruks) og dokumenterer det i redegørelsen efter C.7. Kendte sårbarheder i afhængigheder rettes inden for 30 dage, kritiske inden for 7 dage.
- Fysisk sikkerhed. Behandlingen sker udelukkende i underdatabehandlernes datacentre, der er certificeret efter ISO 27001 og/eller SOC 2 Type II. Databehandleren opbevarer ingen personoplysninger fra Ydelsen på egne lokaliteter eller eget udstyr, bortset fra det, der midlertidigt vises på skærmen under support. Databehandlerens medarbejdere arbejder på udstyr med fuld diskkryptering og automatisk skærmlås.
C.3 Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt, inden for det nedenstående omfang og udstrækning, bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:
Databehandleren bistår den dataansvarlige med at besvare anmodninger fra registrerede (indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse) inden for 10 arbejdsdage efter skriftlig anmodning. Bistanden består i at finde og udlevere, rette eller slette de oplysninger om en registreret, som den dataansvarlige ikke selv kan håndtere i Valiss Manager, typisk ved søgning på telefonnummer, e-mail eller navn på tværs af transskriptioner, chatlogs, beskedlog og lister. Databehandleren bistår desuden med oplysninger om behandlingen til den dataansvarliges konsekvensanalyse og til en eventuel forudgående høring af Datatilsynet, og med oplysninger om et sikkerhedsbrud (Bestemmelse 10). Anmodninger fra registrerede, som databehandleren modtager direkte, videresendes til den dataansvarlige uden ugrundet ophold og besvares ikke af databehandleren.
Databehandleren stiller følgende til rådighed for bistanden: eksport af den dataansvarliges data i et maskinlæsbart format (JSON eller CSV) omfattende viden, lister, transskriptioner, chatlogs, resuméer, beskedlog og brugere; sletning af enkelte samtaler og af enkelte registreredes oplysninger på anmodning; administratorlog og afsendelseslog; og en skriftlig beskrivelse af behandlingen (dette bilag). Ved sikkerhedsbrud leverer databehandleren de oplysninger, som fremgår af Bestemmelse 10.3, samt logudtræk og en tidslinje, om muligt senest 24 timer efter at bruddet er konstateret, med opfølgning så snart der er nyt. Bistand ud over 2 timer pr. kalenderår faktureres efter bilag D.3.
C.4 Opbevaringsperiode og sletterutine
| Oplysning | Opbevaring og sletning |
|---|---|
| Lyd fra opkald | Gemmes ikke. Behandles i realtid og forkastes, når samtalen er transskriberet. Aktiverer den dataansvarlige optagelse skriftligt, slettes optagelser automatisk efter 30 dage. |
| Transskriptioner, chatlogs, e-mails, resuméer, stemning og nøgleord | Slettes eller anonymiseres automatisk 12 måneder efter samtalen. Den dataansvarlige kan skriftligt fastsætte en kortere frist. Aggregeret statistik uden personhenførbare oplysninger (antal, spidsbelastning, emner) opbevares i hovedaftalens løbetid. |
| Lister (ankomst-, booking- eller ordrelister) | Hver persons række slettes automatisk 30 dage efter den dato, rækken vedrører (fx afrejsedato). En uploadet liste erstattes af den næste, og den gamle fil slettes ved upload. |
| SMS- og e-maillog | Indhold af afsendte beskeder slettes efter 12 måneder sammen med samtalen. Afsendelseslog (modtager, kategori, tidspunkt, status) opbevares 12 måneder. |
| Valiss AI Copilot | Personalets samtaler opbevares, indtil brugeren selv sletter dem; slettede samtaler ligger 30 dage i papirkurven og slettes derefter endeligt. Brugerkonti slettes, når den dataansvarlige beder om det. |
| Administratorlog | 2 år. |
| Tekniske logs (IP, fejl) | Højst 90 dage. |
| Sikkerhedskopier | 30 dage, hvorefter slettet indhold også er væk fra kopierne. |
| Hos tale- og sprogmodelleverandøren | Indholdet opbevares ikke efter, at svaret er leveret. Ingen træning på indholdet. Behandlingen sker i EU-regionen. |
| Hos SMS-, e-mail- og teleudbyderen | Kun afsendelses- og opkaldslog (numre, tidspunkt, status) efter leverandørens egne vilkår; intet indhold og ingen lyd lagres. |
Ved ophør af Ydelsen udleverer databehandleren alle personoplysninger til den dataansvarlige som en samlet eksport (JSON eller CSV og eventuelle filer) og sletter derefter den dataansvarliges data i Valiss Manager, Copilots installation og database samt sikkerhedskopierne senest 30 dage efter ophør, jf. Bestemmelse 11. Databehandleren bekræfter sletningen skriftligt.
C.5 Lokalitet for behandling
Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:
- Railway (hosting, databaser, SIP-server, sikkerhedskopier): EU-regionen EU West (Amsterdam, Nederlandene). Railways egne platformslogs uden personoplysninger kan behandles i USA.
- Tale- og sprogmodeller (standard Google Cloud, Vertex AI): region eu og europe-west-regionerne (Belgien, Nederlandene, Finland).
- Cloudflare (sikkerhedskopier, DNS og CDN): R2 med jurisdiktion EU, datacentre i EU. Forbindelsesdata ved opslag på domænerne kan behandles på Cloudflares nærmeste netværkspunkt.
- Twilio (SMS og e-mail): USA og EU, kun under afsendelsen.
- FlyNumber (telefonnummer og SIP-trunk): signalering og lyd i transit mellem det danske telenet og Valiss' SIP-server i EU; intet lagres.
- Databehandleren selv: ingen opbevaring på egne lokaliteter. Support udføres fra Danmark og, via krypteret adgang til Valiss Manager uden lokal lagring, fra de lande, hvor databehandlerens faste medarbejdere arbejder. Adgangen udgør ikke en overførsel, da intet gemmes dér, og den omfatter kun det, der vises på skærmen under support. Landene oplyses på anmodning.
C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
Alle personoplysninger lagres og behandles i EU, jf. bilag B og C.5. Databehandleren må overføre personoplysninger til tredjelande alene i det omfang, det er nødvendigt for følgende tre funktioner, og kun til disse underdatabehandlere: Twilio (USA): modtagernummer og indhold af SMS og e-mail under afsendelsen; FlyNumber (USA): opkaldsnummer, kaldt nummer og opkaldsmetadata ved indgående opkald, samt lyd i transit; Railway (USA): platformslogs uden personoplysninger. Databehandleren må ikke i øvrigt overføre personoplysninger til tredjelande uden den dataansvarliges forudgående skriftlige instruks.
Overførslerne sker på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (afgørelse (EU) 2021/914, modul 3, databehandler til databehandler), som er indgået i databehandlerens aftaler med de nævnte underdatabehandlere, suppleret af databehandlerens overførselsvurdering (transfer impact assessment), som udleveres til den dataansvarlige på anmodning. EU-US Data Privacy Framework anvendes ikke som selvstændigt grundlag. Databehandleren arbejder på at erstatte SMS- og telefonileverandørerne med leverandører i EU og underretter den dataansvarlige, når en overførsel bortfalder.
Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.
C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren
Databehandleren udarbejder en gang årligt for egen regning en skriftlig redegørelse for overholdelsen af disse Bestemmelser (selvevaluering), som beskriver de gennemførte tekniske og organisatoriske foranstaltninger i bilag C.2, ændringer i underdatabehandlere, sikkerhedshændelser i perioden og resultatet af databehandlerens tilsyn med underdatabehandlerne (C.8). Redegørelsen sendes til den dataansvarlige senest 1. marts for det foregående kalenderår, første gang for det kalenderår, hvor Bestemmelserne trådte i kraft.
Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for eller metoden i redegørelsen og kan i så fald anmode om en uddybning eller om yderligere dokumentation, fx udtræk af administratorlog, konfiguration af Ydelsen eller kopi af underdatabehandlernes revisionserklæringer. Baseret på redegørelsen kan den dataansvarlige anmode om yderligere foranstaltninger for at sikre overholdelsen af databeskyttelsesforordningen og disse Bestemmelser.
Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at foretage en inspektion af databehandlerens behandling, herunder de systemer der anvendes til behandlingen, med mindst 30 dages skriftligt varsel, højst en gang pr. kalenderår, medmindre et sikkerhedsbrud eller et påbud fra en tilsynsmyndighed giver anledning til mere. Inspektionen gennemføres som en dokumenteret gennemgang (skærmdeling af Valiss Manager, konfiguration og logs) og, hvor relevant, som et møde. Da behandlingen udelukkende sker i underdatabehandlernes datacentre, omfatter inspektionen ikke fysisk adgang til datacentre; her henvises til C.8.
Den dataansvarliges eventuelle udgifter til inspektion afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandlerens tidsforbrug ud over 4 timer pr. inspektion faktureres efter bilag D.3.
C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere
Databehandleren fører en gang årligt for egen regning tilsyn med underdatabehandlerne ved at indhente og gennemgå deres senest tilgængelige uafhængige revisionserklæringer eller certificeringer (SOC 2 Type II og/eller ISO 27001, jf. oversigten i bilag B) og deres offentliggjorte lister over underdatabehandlere, og ved at kontrollere, at databehandleraftalerne med dem stadig er gældende og dækker den behandling, der sker. Parterne er enige om, at følgende typer af erklæringer kan anvendes: SOC 2 Type II, SOC 3, ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27701 og ISO/IEC 42001 udstedt af en uafhængig revisor eller certificeringsorgan, samt EU Cloud Code of Conduct-erklæringer.
Resultatet af tilsynet indgår i den årlige redegørelse efter C.7. Kopi af erklæringerne udleveres til den dataansvarlige på anmodning, i det omfang underdatabehandlerens vilkår tillader det. Den dataansvarlige kan anfægte rammerne for eller metoden i tilsynet og kan anmode om, at databehandleren indhenter yderligere dokumentation fra underdatabehandleren. Baseret på resultatet af tilsynet kan den dataansvarlige anmode om yderligere foranstaltninger, herunder udskiftning af en underdatabehandler.
Fysisk inspektion af underdatabehandlernes datacentre er ikke mulig for hverken databehandleren eller den dataansvarlige; parterne accepterer de uafhængige erklæringer som dokumentation for den fysiske sikkerhed.
Bilag D. Parternes regulering af andre forhold
D.1 Hovedaftale. Disse Bestemmelser supplerer hovedaftalen mellem parterne med Valiss Handelsbetingelser og Produktvilkårene i de versioner, hovedaftalen angiver. Ved modstrid har disse Bestemmelser forrang for så vidt angår behandling af personoplysninger.
D.2 Instrukser, der kan være ulovlige. Vurderer databehandleren, at en instruks er i strid med databeskyttelsesforordningen eller anden databeskyttelseslovgivning, underretter databehandleren straks den dataansvarlige skriftligt og kan suspendere udførelsen af instruksen, indtil den dataansvarlige har bekræftet eller ændret den. Fastholder den dataansvarlige instruksen, bærer den dataansvarlige det fulde ansvar for følgerne, og databehandleren kan opsige hovedaftalen med 30 dages varsel.
D.3 Betaling for bistand. Bistand efter bilag C.3 og inspektioner efter C.7 er inkluderet i abonnementet inden for de angivne timer. Tid derudover faktureres efter Handelsbetingelsernes § 5.8, efter forudgående skriftlig accept fra den dataansvarlige.
D.4 Ansvar. Parternes erstatningsansvar over for hinanden, herunder for brud på disse Bestemmelser, følger hovedaftalen og Handelsbetingelsernes § 14, herunder beløbsloftet i § 14.3, i det omfang det er foreneligt med databeskyttelsesreglerne. Ingen af parterne kan begrænse sit ansvar over for de registrerede eller over for tilsynsmyndigheder. Hver part bærer selv bøder, som en tilsynsmyndighed pålægger parten. Den dataansvarlige friholder databehandleren for krav fra registrerede, tilsynsmyndigheder og tredjemand, i det omfang kravet skyldes den dataansvarliges instrukser, manglende behandlingsgrundlag eller oplysningspligt, eller den dataansvarliges egne valg efter D.5.
D.5 Den dataansvarliges egne valg. Den dataansvarlige er ansvarlig for de valg, dennes personale træffer i Ydelsen, herunder hvilke medarbejdere der får adgang til Valiss Manager og Copilot, hvilke felter listerne indeholder, hvilken viden assistenterne svarer ud fra, og om optagelse af opkald aktiveres. Optagelse af opkald aktiveres kun efter skriftlig instruks, og den dataansvarlige er i så fald ansvarlig for at informere om optagelsen. Indstillingen "Hold mig i EU" i Copilot må ikke slås fra uden skriftlig instruks og varsel efter bilag B.2. Den dataansvarlige er ansvarlig for at oplyse gæster, kunder og brugere om, at telefon og chat besvares af en AI-assistent, og om behandlingen af deres oplysninger i den dataansvarliges privatlivspolitik.
D.6 Underretning om brud. Underretning efter Bestemmelse 10 sendes til den dataansvarliges kontaktperson pr. e-mail og telefon. Databehandlerens kontaktpunkt for sikkerhedsbrud er hello@valiss.co og +45 44 22 12 12.
D.7 Varighed. Disse Bestemmelser ophører automatisk, når hovedaftalen ophører, og udlevering og sletning efter Bestemmelse 11 er bekræftet skriftligt.
D.8 Versioner. Dette er Valiss' standard-databehandleraftale version 1.0 af oktober 2026. Bilag A til D udfyldes for den enkelte kunde og kan afvige fra standarden, hvor kundens Ydelse gør det nødvendigt. Den underskrevne udgave gælder forud for denne skabelon.